En las empresas, se usan varios términos diferentes para describir a los contratistas:
Contratistas independientes: este es el término que se utiliza con mayor frecuencia para describir a cualquier persona o empresa que se toma como contratista.
Contratistas en sitio: estos son los contratistas que se toman para trabajar en el mismo lugar que los empleados de la empresa.
Contratistas remotos: estos son contratistas que se toman para trabajar en un lugar distinto de donde trabajan los empleados de la empresa.
Subcontratistas: estos son contratistas tomados por otros contratistas. Por ejemplo, si Telecomunicaciones X toma a un contratista de obras para construir un nuevo edificio de oficinas, el contratista de obras puede contratar a su vez a una empresa de pintura, una de plomería y a un electricista para que ayuden a completar el trabajo. Estas empresas son subcontratistas del contratista de obras.
Contratistas generales: estos son los contratistas principales que toma la empresa y son responsables de tomar cualquier subcontratista y dirigirlo.
Si bien los contratistas son tomados por una empresa y realizan trabajos para ella a cambio de una remuneración, no son sus empleados.
Los empleados ganan un salario mediante su trabajo para una empresa de propiedad de otra persona. Generalmente, los empleados tienen las siguientes características:
Realizan tareas definidas por el empleador. Los empleados no definen su trabajo o cómo realizarlo.
Cumplen un horario establecido.
Trabajan para un empleador.
Utilizan el espacio, las herramientas, los suministros de oficina y otros equipos provistos por el empleador.
Los contratistas son emprendedores. Crearon y llevan adelante su propio proyecto empresarial. Los contratistas pueden hacer lo siguiente:
Contratar a sus propios empleados.
Tener su propia denominación comercial.
Trabajar para varias empresas simultáneamente.
Decidir cómo realizar un trabajo. Si bien el empleador define la tarea que se debe realizar, el contratista decide los pasos que seguirá para llevarla a cabo.
Llevar los registros de su empresa.
Establecer sus horarios de trabajo.
Las empresas de tecnologías de la información como Telecomunicaciones X pueden tomar a un contratista para trabajos de mantenimiento o de soporte al cliente. Pero las empresas de TI no son las únicas que emplean contratistas. Las siguientes son algunas de las formas en que las empresas de diferentes sectores emplean contratistas:
Servicios de limpieza
Trabajos de construcción
Servicio gastronómico
Seguridad
Las empresas como Telecomunicaciones X toman contratistas en vez de emplear los empleados propios, por algunos de los siguientes motivos:
Urgencia: le llevaría más tiempo a Telecomunicaciones X encontrar, contratar y capacitar a todas las personas necesarias para completar el proyecto de banda ancha. Una empresa puede resolver una necesidad urgente tomando contratistas que tienen experiencia y saben cómo realizar el trabajo.
Conocimientos especializados: es posible que el proyecto de banda ancha exija conocimientos especializados de los que no disponga Telecomunicaciones X. Por ejemplo, para las operaciones normales de la empresa, Telecomunicaciones X no emplea a personas que saben operar equipos para la construcción. Dado que parte del proyecto de instalación de banda ancha consiste en la instalación de cables subterráneos, Telecomunicaciones X puede tomar a un contratista que ya tenga experiencia en esa área.
Flexibilidad: es posible que Telecomunicaciones X no vuelva a realizar otra instalación de banda ancha. En su próximo proyecto, pueden ser necesarios recursos completamente distintos de los que se requieren para este. Como emplea contratistas, Telecomunicaciones X mantiene la flexibilidad suficiente para emprender muchos proyectos distintos.
Costo: si bien es posible que Telecomunicaciones X tenga que pagar salarios más altos a los contratista que a los empleados, aquellos no recibirán los beneficios habituales, como seguro de salud, vacaciones o jubilación.
Expectativas de trabajo establecidas: la mayor ventaja de Telecomunicaciones X es que el trabajo por contratación se define mediante un acuerdo escrito (el contrato). El trabajo se especifica en detalle, se define el plazo permitido para realizarlo y se establece el pago.
El contrato es importante porque le permite a la empresa planificar el plazo de terminación del proyecto y cuánto dinero costará.
que es un contrato?
Los clientes actuales de Miguel nunca le pidieron firmar un contrato. Acordaron el trabajo que se debía realizar y el precio que se pagaría por él, pero un acuerdo no es un contrato.
¿Y si Miguel realiza el trabajo que acordó hacer, pero el cliente no le paga? ¿Y si Miguel realiza la mitad del trabajo y después decide que no quiere hacer el resto? Sin un contrato, ni Miguel ni el cliente tienen la capacidad para obligar al otro a cumplir su parte del acuerdo.
Un contrato formaliza un acuerdo y lo amplía para incluir penalizaciones si el acuerdo no se cumple. Por ejemplo, un contrato entre Miguel y sus clientes incluirá una penalización en su contra en el caso de que Miguel no complete el trabajo. Estas penalizaciones son de cumplimiento legal. Esto significa que, si Miguel no termina el trabajo, sus clientes pueden recurrir a la autoridad legal de su zona. Pueden presentarse ante dicha autoridad y pedirle que ejecute la penalización contra Miguel. En muchos países, esta autoridad es el sistema judicial local.
ara que un contrato sea legalmente exigible, debe escribirse de acuerdo con estrictas pautas. Los contratos deben incluir la definición de las partes, la voluntad de las partes, la oferta y su aceptación, las prestaciones, la legalidad y medidas de subsanación. Estos elementos se describen en diferentes secciones del contrato. Las secciones de un contrato se denominan cláusulas del contrato:
Para que un contrato sea legalmente exigible, debe escribirse de acuerdo con estrictas pautas. Los contratos deben incluir la definición de las partes, la voluntad de las partes, la oferta y su aceptación, las prestaciones, la legalidad y medidas de subsanación. Estos elementos se describen en diferentes secciones del contrato. Las secciones de un contrato se denominan cláusulas del contrato:
Voluntad: la parte que prepara el contrato declara en términos generales cuál es su voluntad y qué expectativas tiene de las otras partes. Las otras partes acuerdan actuar en función de esas expectativas.
Partes: se describe quiénes están involucrados en la transacción. Estas son las partes del contrato. En una transacción que involucra a Miguel y a su cliente, Miguel es una parte y su cliente es la otra parte de la transacción.
Oferta y aceptación: en esta parte del contrato, se definen las expectativas de las partes. La parte que prepara el contrato hace un ofrecimiento, y la otra parte lo acepta. Esta definición también se denomina términos y condiciones del contrato. Por ejemplo, una empresa ofrece tomar a un contratista, pero el contrato no será exigible hasta que el contratista acepte el ofrecimiento. Todos los ofrecimientos se deben describir detalladamente para evitar malentendidos.
Prestación: un contrato no es legalmente exigible salvo que las partes acuerden intercambiar algo de valor. Ese "algo" se denomina prestación. En el caso de un contratista, la empresa que lo contrata recibe trabajo valioso, y el contratista recibe dinero.
Legalidad: un contrato no puede infringir una norma de "orden público". El contrato debe ajustarse a todas las leyes que definen quién puede formar parte de los contratos y qué transacciones pueden regir estos. Por ejemplo, todas las partes de un contrato deben ser mayores de edad según las leyes que rigen en su área, no pueden tener discapacidades mentales, y no se las puede obligar a firmar el contrato. Si se especifica una transacción ilícita en el contrato, no se puede exigir que este se cumpla. Por ejemplo, no se puede exigir el cumplimiento de un contrato en el que se le pide a una de las partes robar información confidencial de un cliente, porque robar es ilícito.
Medida de subsanación: la medida de subsanación define la penalización que se deberá pagar y las acciones legales que se puede iniciar en caso de que una de las partes no cumpla con lo acordado.
Un contrato siempre finaliza con la firma de las partes. Sus firmas prueban que leyeron el contrato y que están de acuerdo con lo escrito en las cláusulas.
Establecer y fortalecer relaciones de negocios es una responsabilidad importante para un emprendedor.
Toda empresa opera como parte de una comunidad. Los empleados que trabajan en la empresa, el vecindario, la ciudad o el país donde está ubicada la empresa, así como también los proveedores y los clientes de la empresa, forman parte del entorno comercial en el que opera la empresa. El entorno comercial envuelve a la empresa y tiene influencia en el proceso de toma de decisiones.
Las relaciones de negocios se producen dentro de tres entornos definidos:
Macro entorno: el macroentorno, que incluye los entornos legal, político, económico, tecnológico y cultural, puede afectar a la empresa, pero el emprendedor no tiene control sobre ellos. Por ejemplo, la decisión que tomaron Telecomunicaciones X y el pueblo de desarrollar una red de banda ancha afectó las oportunidades de empleo de Miguel y Yuna, si bien ellos no tenían control sobre esta decisión.
Micro entorno: el microentorno incluye clientes, proveedores y competidores. Hay aspectos de este entorno sobre los cuales el emprendedor tiene cierta influencia, pero no controla.
Entorno interno: el entorno interno incluye empleados, materiales, equipos, tiempo, inversores y dinero de la empresa. El emprendedor tiene control sobre casi todos los aspectos del entorno interno.
Si Miguel y Yuna deciden convertirse en contratistas, deberán establecer y mantener relaciones con personas de cada uno de los entornos empresariales. Cuando una empresa interactúa con otra, la relación que se establece se denomina relación interempresarial.
Como parte del entorno interno, Miguel y Yuna interactuarán uno con el otro, con los empleados de la empresa y con personas que invirtieron dinero o tiempo en ella. Esto puede incluir a banqueros, asesores, inversores privados, familiares y amigos.
Para Miguel y Yuna es muy importante asegurarse de que cada persona que interactúe con la empresa comprenda su función. Por ejemplo, si Miguel acepta recibir ayuda de un amigo, debe asegurarse de definir su función con claridad. ¿Es un buen amigo que ofrece su tiempo en forma voluntaria, o es un empleado o un contratista independiente? Si el amigo cree que es un empleado, y Miguel piensa que es un voluntario, habrá problemas.
Un contrato ayuda a definir esas funciones. Estos son algunos de los contratos comunes que se usan en el entorno comercial interno.
Acuerdo de sociedad de personas: se trata de un contrato escrito entre, por lo menos, dos personas. Define el negocio, lo que cada socio aportará en términos de dinero, conocimientos especializados y equipos, así como también las responsabilidades de cada uno.
Documento constitutivo: documento mediante el cual se crea una sociedad por acciones. El documento constitutivo y los estatutos sociales describen el objeto de la empresa, dónde operará, quiénes están involucrados en ella y cuáles son las responsabilidades de cada persona.
Contrato de empleo: se trata de un contrato entre la empresa contratante y la persona contratada. Establece la compensación (salarios, bonificaciones y otros beneficios) que recibirá el empleado a cambio del trabajo definido en el contrato.
Acuerdo de préstamo: contrato que define la relación entre un prestamista y un prestatario. Establece la cantidad de dinero prestada, el interés que se cobrará y la manera en que se devolverá el dinero. A menudo, estos contratos incluyen cláusulas que describen qué puede y qué no puede hacer una empresa mientras le adeude dinero al prestamista.
Contrato de alquiler: se trata de un contrato entre el dueño de "algo" y una persona (u organización) que quiere utilizar ese "algo" temporalmente. Los alquileres de apartamentos, equipos y automóviles son comunes.
El macroentorno y el microentorno también ofrecen numerosas oportunidades para establecer relaciones interempresariales. Dentro de estos entornos, Miguel y Yuna deberán interactuar con entes reguladores, clientes, proveedores y competidores.
En el macro y el microentorno, es común el uso de ciertos tipos de contratos.
Acuerdos deconfidencialidad
Mientras hagan negocios, Miguel y Yuna posiblemente compartan información confidencial con otras empresas. Un acuerdo de confidencialidad es un contrato en el cual las partes acuerdan conservar esa información en forma segura y privada. Por ejemplo, un contratista que trabaje en el consultorio de un médico posiblemente tenga acceso a información de pacientes. Este contratista estará legalmente obligado por el acuerdo de confidencialidad a no compartir esa información con ninguna otra persona.
Contratos decompra
Un contrato de compra define quién vende, quién compra, qué se compra y vende, en qué términos se realiza la compra y qué precio se paga. Es uno de los contratos más comunes usado en el ámbito de los negocios. Imagine todos los productos y servicios que se compran y venden en el curso de las actividades comerciales. Materiales, equipos, suministros e inmuebles son apenas una pequeña muestra de los tipos de transacciones que pueden requerir un contrato de compra. Los siguientes son algunos contratos de compra específicos:
Acuerdo decontratista: este es un tipo de acuerdo de compra que define qué le compra el cliente al contratista. Detalla las expectativas del cliente sobre qué le entregará el contratista en el plazo establecido en el contrato. A diferencia de un contrato de empleo, un acuerdo de contratista no define quién hace el trabajo, pero establece claramente qué trabajo se debe realizar, los estándares de calidad que debe cumplir el trabajo, el cronograma y la cantidad de dinero que se pagará.
Acuerdo deasesor: también conocido como acuerdo de consultor, se trata de un contrato entre partes, en el que una acepta adquirir los conocimientos especializados y el asesoramiento de otra.
Muchas empresas comienzan la negociación de un contrato de compra extendiendo una solicitud de propuesta (comúnmente llamada RFP, Request For Proposal). Una RFP es un documento escrito en el que se describe detalladamente qué es lo que el comprador quiere comprar. Luego, la RFP se pone a disposición de varios proveedores. Los proveedores saben que compiten entre ellos para "ganar" el contrato de compra.
Un proveedor responde una RFP con una oferta. En una oferta, el proveedor proporciona toda la información que solicita el comprador. Además, el proveedor debe decirle al comprador qué precio le cobrará.
El proceso de licitación comprende varios pasos. Comienza cuando una empresa escribe una RFP y finaliza cuando esa empresa escoge a un proveedor para llevar a cabo lo incluido en esa RFP. El proceso de licitación generalmente sigue estos pasos:
1. La empresa redacta la RFP.
2. La empresa pone la RFP a disposición de los proveedores.
3. Los proveedores revisan la RFP.
4. Los proveedores presentan ofertas.
5. La empresa evalúa las ofertas.
6. Se elige a un proveedor.
Debido a que el proceso de licitación lleva mucho tiempo, no se usa una RFP para todas las compras. Algunas situaciones en las que se puede necesitar una RFP son cuando se estima que la compra puede exceder un valor monetario determinado; cuando una compra requiere más de un proceso, como instalación, configuración y mantenimiento; cuando es necesario coordinar muchos elementos diferentes; y cuando el producto se entrega o el servicio se proporciona a lo largo de un período.
Una RFP puede variar en extensión y detalle según la complejidad del alcance del proyecto. No obstante, casi todas las RFP constan de, por lo menos, cinco secciones.
Presentación
Una empresa se presenta ante el proveedor. Se describe la ubicación, donde está inscripta y el negocio principal de la empresa. En la presentación, también se incluye una breve explicación sobre qué es lo que la empresa desea comprar.
Requisitos
Comúnmente conocidos como el alcance del trabajo, los requisitos constituyen la sección principal de la RFP. Aquí, la empresa responde a las siguientes preguntas:
Qué: se describe en detalle el producto o servicio que se compra. Se especifica toda la información que la empresa considera que ayudará al proveedor a preparar la oferta, como los requisitos de características físicas, capacitación, mantenimiento, procedimientos de prueba e inspección y estándares de calidad.
Dónde: el lugar donde se utilizará un producto puede afectar la forma en la que el proveedor prepara una oferta. Por ejemplo, si el producto se usará en un área donde las temperaturas son muy elevadas, el proveedor deberá usar materiales que soporten ese grado de calor.
Cuándo: se les informa a los proveedores cuándo se requerirá el producto o servicio y durante cuánto tiempo.
Cómo: se detalla la forma en la que se espera que el proveedor realice el trabajo.
Proceso de licitación
El proceso de licitación explica cómo el proveedor debería preparar la oferta. Se detalla cuándo y dónde se presentará la oferta, cuándo y de qué manera el proveedor puede hacer preguntas, y en qué forma se debe presentar la oferta (por escrito, en formato electrónico o en una presentación en persona). A menudo se suministra un esquema que el proveedor debe seguir para preparar la oferta.
Criterios de selección
Los criterios de selección le informan al proveedor cómo se elegirá en la empresa al licitante ganador. Explica cómo se evaluarán las ofertas y quién realizará la evaluación.
Calendario
En el calendario, se incluyen fechas importantes del proceso de licitación. Se indica el plazo para hacer preguntas y para presentar la oferta, y cuándo se notificará al ganador. A menudo se indican las fechas de inicio y finalización del proyecto.
omar un contratista es riesgoso para una empresa. Un contratista no capacitado o deshonesto le puede costar a la empresa una cantidad considerable de dinero.
Por esta razón, los autores de una RFP definen los requisitos del contratista muy meticulosamente. No obstante, no se detienen ahí. Generalmente, las RFP exigen a los contratistas que presenten pruebas de las afirmaciones que hacen en la oferta. Exigir pruebas minimiza el riesgo de la empresa contratante.
A menudo se le pide al contratista que demuestre sus recursos financieros. Es posible que, junto con la oferta, se exija presentar un estado contable personal, una declaración de impuestos o una referencia del prestamista del contratista.
También se les puede pedir a los contratistas que demuestren que poseen los recursos que afirman tener. A menudo se solicitan listas o fotografías de los equipos como parte de la presentación de la oferta.
Se les puede pedir a los contratistas que presenten pruebas de sus conocimientos especializados, como títulos universitarios, certificaciones o constancias de formación como aprendiz. Con frecuencia, se les pide a los contratistas que suministren una lista de clientes anteriores con los que la empresa se pueda comunicar para solicitar referencias.
Al responder a una RFP, el contratista también acepta riesgos. El contratista puede minimizar estos riesgos investigando a la empresa contratante mediante el uso de Internet y otros recursos empresariales.
Los contratistas también pueden minimizar los riesgos siendo muy cuidadosos en sus respuestas. Muchos contratistas están tan ansiosos por ganar la licitación que se olvidan de que deberán hacer lo que afirman que pueden hacer. Los siguientes son algunos errores comunes:
Contratación excesiva: se da esta situación cuando el contratista acepta más trabajo del que puede realizar en los plazos prometidos al cliente.
Hacer caso omiso al asesoramiento profesional: si no escuchan a los asesores, los contratistas pueden quedar legalmente obligados a cumplir contratos que no comprenden o que incluyen datos incorrectos sobre el dinero que les corresponde.
No contar con los recursos adecuados: es posible que los contratistas acepten un trabajo con la idea de que conseguirán los recursos adecuados a medida que avanzan, y que luego descubran que el recurso no está disponible.
Subestimar los costos: el error que cometen los contratistas con mayor frecuencia es subestimar los costos del trabajo y terminar perdiendo dinero.
Costos directos
Los costos directos se relacionan específicamente con la fabricación de un producto o con la provisión de un servicio determinado. Por ejemplo, los salarios pagados a un instalador o el costo del cable utilizado para conectar equipos son un costo directo.
Gastos generales
Los gastos generales (o costos indirectos) son aquellos en los que se incurre en la operación de una empresa y que no se relacionan con ningún producto o servicio en particular. Entre los ejemplos, se incluyen los costos de publicidad y los salarios pagados al personal de oficina.
La mayor parte de los contratistas recuerda estimar los costos de los materiales que prevén utilizar y los salarios que planean pagar. Sin embargo, los contratistas a menudo calculan mal u olvidan incluir los gastos adicionales para cubrir los costos indirectos.
Los contratistas también olvidan que su empresa debe obtener ganancias.
Hay tres maneras de incluir los gastos generales y la ganancia en una estimación de costos: usar porcentajes, un costo fijo o un margen.
Método de porcentaje
Antes de utilizar el método de porcentaje, una empresa debe calcular el porcentaje de gastos generales. También deciden qué porcentaje de ganancia desean obtener en cada trabajo. Para determinar el precio, el contratista totaliza los costos directos y después suma la ganancia y los gastos generales. De esta forma, el contratista sumó lo suficiente como para pagar los costos directos y los gastos generales, y obtener una ganancia.
Método de costos fijos
Por medio del método de costos fijos, el contratista simplemente suma una cifra determinada a cada estimación para cubrir los gastos generales y las ganancias.
Métodode margen
Un contratista puede "ocultarle" al cliente la ganancia y los gastos generales cobrándole un precio que supera lo que realmente pagó por los materiales y la mano de obra. Este cargo adicional se denomina "margen.
Una comprensión profunda de los costos permitiría que Miguel y Yuna determinen el precio que le cobrarán a Telecomunicaciones X por sus servicios como contratistas.
Entender sus costos también les permitirá determinar si tienen suficiente dinero para mantener su empresa mientras cumplen el contrato con Telecomunicaciones X.
Dos herramientas comunes que usan las empresas para administrar sus recursos en efectivo son un presupuesto y un estado de flujo de caja.
Un presupuesto es un plan de gasto y ahorro de dinero. Ofrece un detalle de cuánto dinero se espera que ingrese y cuánto dinero se debe pagar durante un período determinado. Los presupuestos generalmente se preparan y se revisan en forma mensual.
El estado de flujo de caja es un informe más detallado. Consiste en un registro de dónde y cuándo se gastó dinero. Analiza los cambios que se producen en la situación del efectivo de la empresa, con frecuencia trimestral o anual, en vez de hacerlo mensualmente.
Miguel y Yuna deben analizar cuándo ingresará dinero a su empresa y cuándo saldrá para pagar los costos y la compra de recursos.
Miguel y Yuna siguieron los pasos necesarios para preparar su oferta. Tienen una lista de preguntas y están preparados para obtener las respuestas.
La mayoría de las empresas destinan un lapso breve para recibir preguntas relacionadas con la RFP o invitan a los contratistas a una reunión. Sin embargo, debido a la posibilidad de que muchas empresas respondan a una RFP, es probable que la empresa que la originó no responda preguntas después de cumplido el plazo o después de la celebración de la reunión.
Si se programa una reunión de contratistas, por lo general, se explica en la RFP cómo se deben presentar las preguntas, quién estará disponible para responderlas, y cuánto durará el período dedicado a las preguntas y respuestas.
Para sacar el mayor provecho de la reunión, el contratista debería hacer lo siguiente:
Estar preparado: antes de asistir a la reunión, las preguntas ya deben estar formuladas por escrito y referidas a la sección de la RFP correspondiente. Se debe llevar los elementos necesarios, como un cuaderno y un bolígrafo.
Llevar una copia de la RFP: de esta manera, se evitan confusiones cuando la empresa o algún otro participante hagan referencia a alguna sección de la RFP.
Ser educado: se debe llegar a horario, ir con la vestimenta apropiada y presentar a los demás participantes antes de formular preguntas.
Respetar a los otros participantes: si bien estas personas representan la competencia, el contratista puede aprender escuchando sus preguntas, inquietudes y conversaciones en general.
